ActivCell – Protection des documents
ActivCell = PROTECTION DES DOCUMENTS
ActivCell vous permet de conserver 100% des échanges électroniques de vos collaborateurs et avec vos clients, c’est à dire de vous couvrir en cas de perte de document.
Dans de nombreux cas, on peut affirmer que les documents numériques sont valides et peuvent être produits en cas de litige, en complément de preuve si le besoin s’en fait sentir. Les documents stockés dans ActivCell ne sont pas signés mais les fichiers sont conservés dans un espace sécurisé et ne sont pas altérés ou modifiés.
Conservez et retrouvez très facilement – par mot clé – un document échangé avec un client, prospect, collègue ou employé. Aucun document n’est effacé ou égaré car il reste en mémoire dans votre espace personnel, accessible via votre identifiant et mot de passe.
« Les documents qui sont échangés entre les entreprises (…) peuvent faire l’objet de conventions de preuve et dans tous les cas être conservés sous forme numérique » Aproged.
Grâce à ActivCell (notre système de Gestion Electronique de l’Information et des Documents Existants) votre document électronique a une valeur légale et sa conservation dans cet espace est considérée comme légale.
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Exemples concrets :
– Avec ActivCell, conservez vos factures, courriers, bons de commandes, bulletins de salaire, déclarations.
– Un client nie vous avoir envoyé un Bon pour Accord signé (par fax ou par email) et refuse de payer. Dans ActivCell, vous retrouvez en moins d’une seconde le document en question (par mot clé ou date), et vous pouvez exiger un paiement immédiat.
– La conservation des bulletins de paie dans ActivCell est légale, vous n’avez donc plus besoin de conserver des copies papier.
– On reproche à un de vos employés de ne pas avoir fourni une information capitale. Afin de prouver sa bonne foi, il suffit de retrouver ses échanges électroniques en quelques clics à peine.
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Informations complémentaires :
– Un document crée sous forme électronique est considéré comme un original, alors qu’un écrit numérisé (facture scannée par exemple) est considéré comme une copie.
– Pour un engagement portant sur une somme inférieure à 762,25€, les documents électroniques peuvent faire office de preuve. Si la somme dépasse 762,25€, une trace écrite (archive que vous conservez) est nécessaire.
– La Loi du 13 mars 2000 modifiant le Code Civil établit que les preuves (admissibilité et portée) sous forme électronique et à l’écrit sont équivalentes.
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