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Recevez vos fax par mail au format pdf
Re trouvez tous vos emails en un clin d’oeil grâce à ActivCell


 

Archivage longue durée + recherche ultra-performante 

+ haute-protection

 

 
Comment ça marche ?
Fax : réception illimitée dans votre webmail ActivCell au format pdf
Emails : archivés en ligne sans limite de taille
Echanges de fichiers : très grande taille
Consultation : via le web, Outlook, PDA, Smart Phones et mobiles
Durée d’archivage : 3, 6 ou 10 ans
Recherche : ultra-rapide et multicritères sur de très gros volumes
analyse le texte des pièces jointes

 

Protection : filtrage anti-spam double, filtrage anti-virus double
Plus : agendas, messagerie instantanée, choix de la langue
Grâce à ActivCell, vous pouvez désormais échanger des fichiers de très grande taille par email.
1. Envoyez un email avec fichier attaché
2. Le document est stocké sur le serveur ActivCell
3. Le destinataire reçoit un email très léger avec un lien
4. Il clique sur le lien et télécharge votre fichier

Chiffre choc : un utilisateur d’ActivCell dont le dossier en ligne contient 9.506 pièces jointes souhaite retrouver 2 factures contenant le nom d’un de ses clients, Monsieur Etienne Vignal. Résultat : ActivCell retrouve les deux fichiers en question en…
0.035 seconde à peine !*

 

Protection juridique

ActivCell = PROTECTION DES DOCUMENTS
ActivCell vous permet de conserver 100% des échanges électroniques de vos collaborateurs et avec vos clients, c’est à dire de vous couvrir en cas de perte de document.
Dans de nombreux cas, on peut affirmer que les documents numériques sont valides et peuvent être produits en cas de litige, en complément de preuve si le besoin s’en fait sentir. Les documents stockés dans ActivCell ne sont pas signés mais les fichiers sont conservés dans un espace sécurisé et ne sont pas altérés ou modifiés.
 
Conservez et retrouvez très facilement – par mot clé – un document échangé avec un client, prospect, collègue ou employé. Aucun document n’est effacé ou égaré car il reste en mémoire dans votre espace personnel, accessible via votre identifiant et mot de passe.
« Les documents qui sont échangés entre les entreprises (…) peuvent faire l’objet de conventions de preuve et dans tous les cas être conservés sous forme numérique » Aproged.
 
Grâce à ActivCell (notre système de Gestion Electronique de l’Information et des Documents Existants) votre document électronique a une valeur légale et sa conservation dans cet espace est considérée comme légale.
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Exemples concrets :

– Avec ActivCell, conservez vos factures, courriers, bons de commandes, bulletins de salaire, déclarations.
– Un client nie vous avoir envoyé un Bon pour Accord signé (par fax ou par email) et refuse de payer. Dans ActivCell, vous retrouvez en moins d’une seconde le document en question (par mot clé ou date), et vous pouvez exiger un paiement immédiat.
– La conservation des bulletins de paie dans ActivCell est légale, vous n’avez donc plus besoin de conserver des copies papier.

– On reproche à un de vos employés de ne pas avoir fourni une information capitale. Afin de prouver sa bonne foi, il suffit de retrouver ses échanges électroniques en quelques clics à peine.

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Informations complémentaires :

– Un document crée sous forme électronique est considéré comme un original, alors qu’un écrit numérisé (facture scannée par exemple) est considéré comme une copie.
– Pour un engagement portant sur une somme inférieure à 762,25€, les documents électroniques peuvent faire office de preuve. Si la somme dépasse 762,25€, une trace écrite (archive que vous conservez) est nécessaire.

– La Loi du 13 mars 2000 modifiant le Code Civil établit que les preuves (admissibilité et portée) sous forme électronique et à l’écrit sont équivalentes.

8 raisons d’utiliser ActivCell

8 raisons d’utiliser ActivCell

 

1. Retrouvez vos fichiers en quelques secondes

2. Archivez sur le long terme

3. Protégez vos données des virus

4. Consultez ActivCell partout (Smart Phone etc.)

5. Filtrez les spams, pas vos emails.

6. Pas de limite de taille

7. Utilisation très simple

8. Conservez tous vos fichiers en cas de litige

Recherche floue

Découvrez la fonction Recherche Floue (Fuzzy Matching) qui vous permet de retrouver un ancien document sur ActivCell, même si vous avez oublié le nom complet de votre correspondant/de l’émetteur du message.

Comment ça marche ?

Vous recherchez une facture, mais vous ne vous ne souvenez pas exactement du nom de votre client ? 

Si vous n’êtes pas sûr de l’orthographe d’un nom, tapez le 

en phonétique 

dans le moteur de recherche d’ActivCell, suivi du signe ~ (touche 2 + Alt Gr puis espace).


Exemple : duran~


ActivCell vous propose alors plusieurs fax issus de votre dossier en ligne, contenant un mot approchant. Il ne vous reste plus qu’à trouver le bon parmi la liste.


4 étapes très rapides

1. Vous recherchez la facture de Monsieur Durand, mais vous ne souvenez pas de l’orthographe de son nom.


2. Tapez duran~ dans le moteur de recherche d’ActivCell.


3. ActivCell vous propose les fax contenant le mot :

Durand, Durant, Duron, Durond, Durant, Deren etc.


4. A vous de trouver le fax qui correspond à votre recherche.

 

Pour en savoir plus et tester ActivCell, contactez-nous

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